Organizacija korporativne proslave
Korporativni događaji vitalni su dio kalendara svake tvrtke, nudeći prilike za umrežavanje, predstavljanje proizvoda i jačanje timskih veza. Međutim, kako bi ova okupljanja ostavila trajan pozitivan dojam, neophodno je pažljivo planiranje. U suradnji sa zagrebačkim Vetro Barom donosimo vam ovaj tekst koji bi vam trebao pomoći prilikom organizacije svojeg korporativnog eventa. Trebate li detaljne savjete javite se timu u Vetro baru, a tražite li prostor za proslave u Zagrebu posjetite njihovu web stranicu i pogledajte detaljnije karakteristike knjihovog prostora i opreme.
Postavljanje jasnih ciljeva eventa
Poslovni događaj nikada ne bi trebao biti događaj bez nekog posebnog cilja. Prije nego započnete bilo kakvo planiranje, postavite jasnu svrhu i ciljeve za svoj događaj. Ovaj je korak ključan jer pomaže oblikovati cijeli proces planiranja i daje mjerilo za uspjeh. Razmislite što želite postići: Je li to lansiranje proizvoda, jačanje morala zaposlenika ili umrežavanje s vodećima u industriji? Imati jasan cilj osigurava da će vaši napori ostati usredotočeni.
Osim definiranja svrhe događaja, postavite mjerljive ciljeve. To vam omogućuje procjenu uspjeha događaja nakon izvršenja. Bilo da se radi o praćenju broja generiranih potencijalnih klijenata, razine angažmana sudionika ili generiranog prihoda, mjerljivi ciljevi pružaju jasan put za procjenu utjecaja vašeg događaja.
Odabir pravog mjesta
Odabir mjesta ključna je odluka prilikom planiranja korporativnog događaja. Mnogi organizatori upadaju u zamku odabira lokacije koja može izgledati impresivno, ali nema bitne elemente potrebne za besprijekoran događaj. Uobičajene pogreške vezane uz mjesto uključuju odabir prostora koji je ili prevelik ili premalen za broj sudionika ili odabir lokacije s neadekvatnim prometnim vezama.
Kako biste izbjegli ove zamke, napravite popis zahtjeva za mjesto. Uzmite u obzir faktore kao što su kapacitet mjesta, pristupačnost, ugostiteljski objekti i tehnološka infrastruktura. Potražite prostor koji je u skladu sa specifičnim potrebama vašeg događaja, osiguravajući da odgovara vašem očekivanom broju sudionika.
Adekvatno osoblje
Nedostatak osoblja na korporativnom događaju može biti katastrofalan. Sudionici se nikada ne bi trebali osjećati zapostavljeno ili neugodno zbog nedostatka osoblja za događaj. Iako bi moglo biti primamljivo minimizirati troškove osoblja, rezanje uglova u ovom području može ukaljati ugled vašeg događaja.
Ocijenite razmjere vašeg događaja i zadatke kojima se treba upravljati. Ako je vaš tim mali, razmislite o angažiranju dodatnog osoblja za taj dan. Ulaganje u odgovarajuće osoblje se isplati jer osigurava neometano odvijanje svih aspekata događaja, od registracije do cateringa.
Planiranje za izvanredne situacije
Koliko god željeli da sve ide po planu, nepredviđene okolnosti mogu poremetiti i najbolje organizirane događaje. Bitno je prihvatiti da može doći do štucanja i pripremiti se s planom za nepredviđene situacije.
Identificirajte moguće scenarije koji bi mogli poći po zlu, kao što su tehnički problemi, otkazivanja u zadnjem trenutku ili problemi povezani s vremenskim prilikama. Nacrtajte izvediv plan za nepredviđene situacije koji vaš tim može slijediti ako se bilo koji od ovih scenarija razvije. Pripremljenost na neočekivano omogućuje vam brz odgovor i održavanje integriteta događaja.
Učinkovita komunikacija
Učinkovita komunikacija okosnica je uspješnog planiranja događaja. Ovo se proteže izvan vašeg internog tima i obuhvaća sve strane uključene u izvođenje događaja, uključujući vanjske dobavljače i sudionike.
Održavajte otvoreni dijalog s vanjskim dobavljačima, ugostiteljskim uslugama i drugim dobavljačima. Pobrinite se da su svi svjesni svojih uloga i odgovornosti, kao i vremenskog rasporeda događaja. Ovaj proaktivni pristup smanjuje nesporazume i održava sve komponente vašeg događaja sinkroniziranim.
Ne zaboravite na svoje sudionike. Trebaju jasne smjernice o tome kako neometano upravljati događajem. Želite da stignu s lakoćom i pronađu svoj put bez napora. Pružite dovoljno informacija o tome kako doći do događaja, nudeći upute ili dijeleći opcije prijevoza. Jednako je važno osigurati da sudionici mogu locirati ključna područja unutar mjesta događaja bez zabune. Izbjegavajte ih zatrpati pretjeranim natpisima, umjesto toga odaberite jasne i koncizne upute koje poboljšavaju cjelokupno iskustvo.
Planiranje korporativnog događaja velika je odgovornost, ali i prilika za stvaranje nezaboravnog i uspješnog dana. Postavljanjem jasnih ciljeva, odabirom pravog mjesta, osiguravanjem odgovarajućeg osoblja, posjedovanjem plana za nepredviđene situacije, održavanjem učinkovite komunikacije i pružanjem smjernica za sudionike, možete izbjeći uobičajene zamke i povećati svoje šanse za domaćinstvo uspješnog korporativnog događaja. Upamtite, precizno planiranje i posvećenost detaljima vaši su najbolji saveznici u orkestriranju događaja koji ostavlja pozitivan i trajan dojam. Počnite rano, napravite popis za provjeru i podijelite svoj plan sa timom i dionicima. Uz ispravan pristup, nema razloga zašto vaš korporativni događaj ne bi bio uspješan!
